Skoleophold på Offentlig administration

For praktikken

Mundtlig og skriftlig kommunikation samt digitale løsninger:

• Telefonbetjening og skriftlig kommunikation ved hjælp af digitale værktøjer med vægt på brugerservice og vejledning.
• Brug af digitale selvbetjeningsløsninger internt og eksternt.
• Almindeligt forekommende kommunikationsopgaver over for praktikstedets brugere, leverandører og samarbejdspartnere, fx digital post og sociale medier og videolink.
• Udarbejde mødenotater, -resuméer og indstillinger, fx formulere sagsindstillinger til beslutning.
• Formidle information over for kolleger, kunder/borgere, fx gennemføre en præsentation eller fremlægge et budskab.

Administration og sagsbehandling:

• Prioritere og planlægge egne opgaver.
• Strukturere og planlægge større opgaver ved hjælp af digitale værktøjer.
• Udføre administrative funktioner i forbindelse med projektstyring, herunder f.eks. koordinering, opdatering af projektplaner, mødeplanlægning og -afholdelse, opfølgning på aktiviteter og ajourføring af dokumenter.
• Deltage i tværgående samarbejde med inddragelse af forskellige personer og evt. også personer med anden faglig baggrund, fx ved projekter eller arbejdsopgaver af længere varighed.

For skoleopholdet

• Eleven har kendskab til de faktorer, der påvirker kommunikationen i det offentlige - herunder lovgivning, budskabers kompleksitet og borgernes rettigheder 
• Eleven kan anvende viden om den offentlige sektors differentierede målgrupper.  
• Eleven behersker kommunikationsmodeller. 
• Eleven har kendskab til mediernes rolle herunder sociale mediers anvendelsesmuligheder og -begrænsninger i offentlig kommunikation fx i forbindelse markedsføring og branding 
• Eleven kan indsamle, bearbejde, formidle og forholde sig kritisk til data. 
• Eleven behersker metoder til at instruere og vejlede brugere og kollegaer både mundtligt og skriftligt i fx selvbetjeningsløsninger 
• Eleven kan anvende relevante metoder til planlægning, udførelse og evaluering af opgaver, projekter mv. herunder fx digitale metoder, innovationsprocesser, design-thinking mv.
• Eleven kan samarbejde i grupper og på tværs af faggrupper fysisk og digitalt med udgangspunkt i viden om egne og andres forskellige personlighedstyper, aktørroller og med organisationens mål for øje 

Inden skoleopholdet

Eleven løser forberedelsesopgave:

• Se forberedelsesopgave

Lad eleven orientere sig på virksomhedens: 

• hjemmeside
• sociale medier
• Skriveguide/sprogpolitik

Lad eleven orientere sig i personalepolitikken - særligt omkring samarbejde og kollegaskab

Efter skoleopholdet

• Lad eleven organisere sine mails i Outlook
• Lad eleven lave mindre registreringsopgaver fx at måle tidsforbrug af egne opgaver, antal henvendelser mm.

For praktikken

• Telefonbetjening og skriftlig kommunikation ved hjælp af digitale værktøjer med vægt på borgerservice og vejledning
• Brug af digitale selvbetjeningsløsninger internt og eksternt
• Almindeligt forekommende kommunikationsopgaver over for praktikstedets brugere, leverandører og samarbejdspartnere, fx digital post og sociale medier og videolink
• Udarbejde mødenotater, -resuméer og indstillinger, fx formulere sagsindstillinger til beslutning
• Formidle information over for kollegaer, kunder/borgere, fx gennemføre en præsentation eller fremlægge et budskab

For skoleopholdet

• Eleven forstår betydningen af strategisk kommunikation og kan følge og tilpasse egen kommunikation til en given kommunikationsstrategi - og kommunikationssituation 
• Eleven kan vurdere og justere egne tekster i forhold til sprogpolitikker/skrivevejledninger 
• Eleven behersker modeller for planlægning af kommunikation 
• Eleven kan anvende systematikker til målgruppeanalyse og forstår betydningen af altid at tage udgangspunkt i en analyse af målgruppen, når hun skriver tekster, samt vigtigheden af at skrive modtagerorienteret i moderne offentlig kommunikation. 
• Eleven har kendskab til genretræk for hyppigt brugte tekstgenrer i offentlig kommunikation (som fx mails, breve og nyheder til intranettet) og kan tilpasse egne tekster i forhold til de særlige betingelser i den offentlige forvaltning 
• Eleven behersker forskellige dispositionsprincipper i forhold til breve, blanketter, rapporter og anden korrespondance 
• Eleven behersker korrekt brug af forskellige former for skriftsprog, der fremmer kommunikation og kan identificere skriftsprog der hindrer kommunikation 
• Eleven forstår, hvordan man begår sig skriftligt på de sociale medier i professionelt sammenhænge og anvende forskellige digitale medier 

Inden skoleopholdet

Eleven løser forberedelsesopgave:

• Se forberedelsesopgave

Andre opgaver:

• Introducere eleven til virksomhedens retningslinjer for skriftlig kommunikation
• Give eleven opgaver med virksomhedens tekster fx mails og standardbreve

Efter skoleopholdet

• Lad eleven udarbejde et nyt forslag til et eller flere af jeres standardbreve og giv hende/ham feedback efterfølgende. 
• Giv eleven lidt ekstra tid til at forfatte og kvalitetssikre egne mails.
• Lad eleven udarbejde informationsmateriale til de nye elever.
• Lad eleven lave interne mødeindkaldelser, invitationer til sociale arrangementer osv.

For praktikken

• Forskellige typer af digitale sagsbehandlings- og administrationsopgaver over for brugere, leverandører og samarbejdspartnere. 
• Administrative opgaver og sagsbehandling i forhold til procedurer, love, aftale- eller regelgrundlag. 
• Journaliserings- og sagsstyringsopgaver.
• Søgning i og vedligeholdelse af praktikstedets digitale systemer.
• Strukturere og planlægge større opgaver ved hjælp af digitale værktøjer.
• Løse innovative opgaver, fx videreudvikling af den digitale service over for borgere og brugere eller effektivisering af administrative processer.
• Sammenhæng mellem praktikstedets administrative systemer og andre offentlige myndigheder/brugere og kender praktikstedets praksis, fx hvornår der skal ske indberetninger og hvem der skal have orientering om sagsforløb.
• Forskellige organiseringer af administrations- og sagsbehandlingsopgaver, fx gennem rotation i forskellige afdelinger.

For skoleopholdet

• Eleven har kendskab til EU's betydning for lovgivningen i den offentlige forvaltning 
• Eleven kan forstå̊ de lovgivningsmæssige rammer, som sammen med politiske. 
• Eleven har konkret viden om den lovgivning og lovgivningspraksis, som har direkte betydning for administrativ praksis på et forvaltnings- eller institutionsområde 
• Eleven har kendskab til såvel tilblivelsen, ændringen som anvendelsen af en lov, samt de faser lovgivningsarbejdet gennemgår fra lovforslag til loven kan administrere 
• Eleven kender de styringsvilkår, der gør sig gældende i en politisk ledet organisation, som stiller særlige krav til løsningen af administrative arbejdsopgaver i den offentlige sektor 
• Mål og beslutninger er særligt kendetegnende for den offentlige sektor og kan navigere inden for vigtigste lovkomplekser og aftalemæssige rammer 
• Eleven kan argumentere for, hvordan det finansielle grundlag tilvejebringes og reguleres via fx lovgivning, overenskomster, aftaler og beskatning, samt de beslutninger og prioriteringer der danner baggrund for fordeling og anvendelse af offentlige midler 
• Eleven behersker principperne om god forvaltningsskik 
• Eleven har konkret viden om lovgivning og lovgivningspraksis, som har direkte betydning for en administrativ praksis inden for digitalisering på et forvaltnings- eller institutionsområde, herunder at kunne anvende reglerne for behandling og videregivelse af personfølsomme oplysninger. 
• Eleven har viden om, hvordan offentlige institutioner kontrolleres og kendskab til konkret lovgivning vedr. tilsynet med den offentlige sektor, herunder borgernes forskellige klage og ankemuligheder, samt kendskab til formålet hermed 
• Eleven kan sondre imellem relevant lovgivning inden for såvel sagsbehandling som faktisk forvaltningsvirksomhed med særlig fokus på Forvaltningsloven samt Offentlighedsloven 
• Eleven har kendskab til almindeligt forekommende sagsbehandlingsopgaver i den offentlige sektor 
• Eleven behersker relevante metoder, værktøjer og lovregulerede procedurer i konkrete administrative arbejdsfunktioner og opgaver 
• Eleven har viden om betydningen af den tværfaglige proces i forbindelse med at skabe helhed i sagsbehandlingen, herunder internt samarbejdet på tværs af afdelinger i institutionen og samarbejdet mellem offentlige institutioner 
• Eleven har kendskab til den overordnede digitaliseringsstrategi for den offentlige sektor og formålet hermed.

Inden skoleopholdet

Eleven løser forberedelsesopgave:

• Se forberedelsesopgave

Andre opgaver:

• Hjælp eleven med at finde og undersøge, hvilket regelgrundlag jeres virksomhed løser sine opgaver efter. 
• Drøft med eleven klagesystemet inden for jeres fagområde, eksempelvis kommune, stat eller domstol.
• Hjælp eleven med at finde jeres databeskyttelsespolitik/privatlivspolitik.
• Drøft med eleven, hvilke arbejdsgange I har digitaliseret i jeres virksomhed, herunder om der er planlagt nye projekter, hvor IT og digitalisering indgår som en vigtig bestanddel.
• Hjælp eleven til at finde en eller flere sager, som I behandler i jeres virksomhed - også selvom det ikke er i jeres eget team. Eksempelvis anmodninger om aktindsigt, afsigelse af domme eller forvaltningsafgørelser.

Efter skoleopholdet

• Lad eleven præsentere en afgørelse, som denne har fundet inden for jeres forvaltningsafgørelse. 
• Drøft med eleven forslag til, hvilke opgaver i jeres virksomhed, der med fordel kan digitaliseres i fremtidens forvaltning.
• Drøft med eleven, hvor der ligger risiko for at data i jeres virksomhed kan komme i de forkerte hænder og hvordan I håndterer sådanne situationer I jeres virksomhed. Har der tidligere været sager?
• Drøft med eleven, om der for nylig er vedtaget nye regler inden for hele jeres virksomhed eller om der er nye regler på vej? Eksempelvis love, bekendtgørelser, vejledninger og cirkulærer. 
• Drøft med eleven om, hvilken procedure I har ved eventuelle klagesager fra borgere eller virksomheder.

For praktikken

• Praktikstedet indgår som en del af den offentlige sektor.
• Praktikstedets politik, strategi og indsatsområder.
• Praktikstedets konkrete indsatser
• Udarbejde mødenotater, -resuméer og indstillinger, fx formulere sagsindstillinger til beslutning.
• Grundlæggende økonomiske sammenhænge på praktikstedet, fx hvad der påvirker praktikstedets økonomi, hvilke økonomiske konsekvenser har forskellige politiske tiltag.
• Praktikstedets håndtering af data i forhold til regnskabs- og økonomifunktionen samt tilknyttede love, regler og administrative retningslinjer, fx hvilke oplysninger, tal mv. skal afleveres til regnskabs- og økonomifunktionen, og hvordan administreres det 
• Udarbejde talmateriale, fx statistikker, budgetter, taloversigter eller udføre faktureringsopgaver.

For skoleopholdet

• Eleven kan anvende viden om forvaltningens opbygning og opgavevaretagelse. 
• Eleven har kendskab til de forhold, der kan påvirke politiske beslutninger og prioriteringer, herunder også forskellige interessegruppers muligheder for at influere på beslutningerne. 
• Eleven har kendskab til hvordan politiske udmeldte strategier og målsætninger får betydning for offentlige myndigheders arbejdsopgaver og løsningsmodeller fx lovændringer og reformer. 
• Eleven har kendskab til EU's betydning for den offentlige forvaltning. 
• Eleven kan indgå i arbejdsområder omkring nye samarbejdsformer mellem offentlig og privat varetagelse af opgaver, herunder konkurrenceudsættelse og privatisering 
• Eleven har kendskab til samfundsøkonomiske problemstillinger fx konjunkturudsving, som har betydning for de offentlige myndigheders økonomi og drift  
• Eleven kan redegøre for hvordan internationale beslutningsprocesser inddrager offentlige virksomheder og hvordan beslutninger, herunder lovgivning, implementeres i Danmarks retsgrundlag, og deraf påvirker den enkelte borgers retssikkerhed. 
• Eleven har kendskab til de internationale sammenhænge hvor Danmark og offentlige myndigheder er samarbejdspartnere. 
• Eleven har kendskab til EU ́s historie i en samfundsmæssig kontekst samt kendskab til opbygningen af de væsentligste institutioner Den Europæiske Union. 
• Eleven kender til EU ́s beslutningsproces samt hvilke forhold, der påvirker eller ændrer politiske beslutninger og prioriteringer i EU. Eleven kan anvende viden om de forskellige og til tider modsatrettede roller og forpligtelser, den offentlige virksomhed har over for borgere og brugere samt over for det omgivende og internationale samfund.

Inden skoleopholdet

Se forberedelsesopgave

• Drøft med din elev hvordan man i din virksomhed får idéer til at blive til administrativ virkelighed fx idéer fra medarbejdere, politiske idéer m.m.
• Send din elev på en rejse rundt i organisationen for at finde direktiver og forordninger der har betydning for jeres virksomhed
• Tag en snak med eleven om hvor der er koblinger mellem private virksomheder og jer som det offentlige 

Efter skoleopholdet

• Hvordan har økonomiske prioriteringer/beslutninger haft betydning for den måde, I løser jeres administrative opgaver på fx politiske beslutninger såvel som ledelsesbeslutninger
• Drøft med eleven om der kunne være oplagte muligheder for jeres virksomhed for indgå i samarbejde med private virksomheder om opgaveløsninger

For praktikken

• Telefonbetjening og skriftlig kommunikation ved hjælp af digitale værktøjer med vægt på brugerservice og vejledning.
• Almindeligt forekommende kommunikationsopgaver over for praktikstedets brugere, leverandører og samarbejdspartnere, fx digital post og sociale medier og videolink.
• Formidle information over for kolleger, kunder/borgere, fx gennemføre en præsentation eller fremlægge et budskab.
• Deltage i tværgående samarbejde med inddragelse af forskellige personer og evt. også personer med anden faglig baggrund, fx ved projekter eller arbejdsopgaver af længere varighed.

For skoleopholdet

• Eleven kan anvende relevante kommunikationsmodeller til mundtlig kommunikation. 
•  Eleven kan bruge forskellige former for kommunikation målrettet målgruppen med det formål, at få budskabet frem. 
• Eleven behersker egen rolle i en kommunikationssituation og hvilken betydning fremtoning og sprogbrug har for kommunikationens udfald. 
• Eleven har kendskab til betydningen af konflikthåndtering både internt og eksternt og kan beherske grundprincipper for konflikthåndtering, herunder fx assertion i forhold til interne og eksterne samarbejdsparter. 
• Eleven kan identificere professionel serviceorienteret adfærd og skelne mellem konfliktfremmende og dæmpende adfærd. 
•  Eleven kan anvende teknikker til håndtering af konflikter med baggrund i forståelsen af menneskers psykologiske spil og forskellige roller og udvise forståelse for krisereaktioner. 

Inden skoleopholdet

Se forberedelsesopgave

• Lad eleven vejlede  brugere face-to-face eller i telefon, chat eller mail med eksterne eller interne brugere (ikke-komplekse sammenhænge)
• Giv eleven feedback på kommunikationen i ovenstående opgaver
• Tal med eleven om, hvordan I løser uenigheder og konflikter med interne og eksterne brugere
• Tal med eleven om, hvordan I håndterer konflikter mellem kollegaer 

Efter skoleopholdet

• Lad eleven holde et kort oplæg om konflikttrappen på et afdelingsmøde
• Lad eleven holde et kort oplæg om, hvilke kommunikationsværktøjer, der kan bruges til at trappe konflikter ned
• Lad eleven vejlede brugere face-to-face eller I telefon, chat eller mal med interne eller eksterne brugere (mere komplekse samtaler)
• Giv eleven feedback på kommunikationen I ovenstående opgaver

For praktikken

• Praktikstedets organisation, ledelse og politikker for arbejdsmiljø, kvalitet og service.
• Praktikstedets brugere, leverandører, samarbejdspartnere.
• Love, regler og procedurer af relevans for praktikstedet.
• Praktikstedets personaleregler, kultur og praksis.
• Forskellige typer af digitale sagsbehandlings- og administrationsopgaver over for brugere, leverandører og samarbejdspartnere.
• Prioritere og planlægge egne opgaver.
• Deltage i tværgående samarbejde med inddragelse af forskellige personer og evt. også personer med anden faglig baggrund, fx ved projekter eller arbejdsopgaver af længere varighed.
• Løse innovative opgaver, fx videreudvikling af den digitale service over for borgere og brugere eller effektivisering af administrative processer.
• Sammenhæng mellem praktikstedets administrative systemer og andre offentlige myndigheder/brugere og kender praktikstedets praksis, fx hvornår der skal ske indberetninger og hvem der skal have orientering om sagsforløb.
• Forskellige organiseringer af administrations- og sagsbehandlingsopgaver, fx gennem rotation i forskellige afdelinger.

For skoleopholdet

• Eleven har kendskab til forhold, der præger arbejdsmarkedets struktur herunder overenskomster mv. 
• Eleven kan anvende relevante metoder til planlægning, udførelse og evaluering af opgaver, projekter mv. herunder fx digitale metoder, innovationsprocesser, design-thinking mv 
• Eleven kan samarbejde i grupper og på tværs af faggrupper fysisk og digitalt med udgangspunkt i viden om egne og andres forskellige personlighedstyper, aktørroller og med organisationens mål for øje 
• Eleven behersker metoder til at udvikle kvaliteten i fx arbejdsgange samt brugerkontakt 
• Eleven kan anvende relevante metoder til planlægning, udførelse og evaluering af opgaver, projekter mv. herunder fx digitale metoder, innovationsprocesser, design-thinking mv 
• Eleven har kendskab til individers og organisationers udvikling under forandringsprocesser og kender redskaber, der kan benyttes i en forandringsproces herunder fx personlig og strategisk kompetenceudvikling 

Inden skoleopholdet

Se forberedelsesopgave

• Introducer eleven til virksomhedens kvalitetskoncept (strategier,  mål, målinger, KPI'er osv.)
• Introducer eleven til virksomhedens servicekoncept/servicemål
• Introducer eleven til virksomhedens kompetencestrategi
• Introducer eleven til samarbejdsfora (MED-struktur/SU-struktur på virksomheden (opgaver og kompetence)
• Lad eleven læse det seneste referat fra MED/SU 
• Introducer eleven til eksempler på, hvordan virksomheden arbejder med brugerinddragelse
• Tal med eleven om en større forandringsproces på virksomheden og hvordan den forløb  

Efter skoleopholdet

• Lad eleven præsentere sin opgave fra faget "Kvalitet og service" hvor eleven har arbejdet en konkret problemstilling fra virksomheden - drøft muligheder og barrierer ved et muligt løsningsforslag
• Lad eleven give forslag til optimeringer på egne arbejdsopgaver - drøft muligheder og barrierer ved forslagene

For praktikken

• Deltage i tværgående samarbejde med inddragelse af forskellige personer og evt. også personer med anden faglig baggrund, fx ved projekter eller arbejdsopgaver af længere varighed.
• Løse innovative opgaver, fx videreudvikling af den digitale service over for borgere og brugere eller effektivisering af administrative processer.

For skoleopholdet

• Eleven har kendskab til politisk og administrativt vedtagne projekter og de hertil hørende arbejdsprocesser fra projekt ide til afsluttet mål.
• Eleven har kendskab til internationale standarder for projektstyring. 
• Eleven har viden om hvordan projektet er placeret i for hold til den øvrige organisation og hvilke beføjelser og kompetencer dette indebærer.
• Eleven kan identificere egne og andres roller, opgaver og ansvar i forhold til et projekt. 
• Eleven har kendskab til de udfordringer som møder rolleindehavere og hvilke tiltag som kan håndtere disse udfordringer. 
• Eleven kan arbejde projektorienteret og dermed medvirke til gennemførsel af projekter. Der lægges specielt vægt på deltagelse som gruppemedlem, projektsekretær og reference-/brugergruppe repræsentant. 

Inden skoleopholdet

Se forberedelsesopgave

• Lad eleven tage deltage på et projektgruppemøde
• Lad eleven læse projektbeskrivelsen
• Introducer eleven til praktikvirksomhedens projekthåndbog 

Efter skoleopholdet

• Lad eleven tage referater af projektgruppemøde
• Lad eleven skrive mødeindkaldelser til projektgruppemøder
• Støt eleven i at anskue sit fagprøvearbejde som et projekt

For praktikken

• Eleven kender praktikstedets organisation, ledelse og politikker for arbejdsmiljø, kvalitet og service
• Eleven kender love, regler og procedurer af relevans for praktikstedet
• Eleven kender praktikstedets personaleregler, kultur og praksis

For skoleperioderne

• Eleven har kendskab til hovedprincipper inden for ansættelsesret, herunder funktionærloven. 
• Eleven har kendskab til hovedprincipper inden for kollektiv arbejdsret. 
• Eleven har kendskab til hovedprincipper inden for ferieloven. 
• Eleven kan varetage det administrative arbejde i forbindelse med gængse ansættelsesprocedurer, herunder udformning af ansættelseskontrakter, indberetning af stamdataoplysninger, samt bistå ved udformning af introduktionsprogrammer for nye medarbejdere mv. på baggrund af viden om gældende lovgivning, overenskomster, regler mv. 
• Eleven kan evt. i samarbejde med den juridiske ansvarlige medvirke i den daglige behandling af personalesager, herunder kommunikation af afgørelser og retningslinjer til medarbejderne. 
• Eleven kan selvstændigt indhente relevant materiale til brug for behandling af personalesager, herunder eksempelvis retsregler og tidligere afgørelser vedrørende ansættelse, afskedigelse, overarbejde, sygdom mv. 
• Eleven har kendskab til forskellige personaleudviklingsaktiviteter, f.eks. MUS og kursusaktiviteter, og kan medvirke ved planlægning, udførsel og efterbehandling af disse. 

Inden skoleopholdet

• Lad eleven finde og gennemlæse jeres personalepolitik/-håndbog
• Lad eleven sætte sig ind i jeres rekrutterings- og onboardingproces
• Introducer eleven til jeres virksomheds overenskomster   
• Lad eleven sætte sig ind i jeres tillids- og arbejdsmiljørepræsentanters arbejde

Efter skoleopholdet

• Lad eleven skrive et stillingsopslag til sin egen stilling
• Lad eleven deltage i en ansættelsessamtale i jeres virksomhed
• Lad eleven komme med forslag til jeres onboardingproces for nye elever i afdelingen